Frage geschrieben am 15.05.2011 17:07:01Betreff: Erhöhte Reisekostenpauschale für Dienstreisen eines AN mit eigenem PKW
Rechtsgebiet: SteuerrechtEinsatz: € 20,00Status: Beantwortet
Ich bin Selbständig (Ergotherapiepraxis) und habe zwei Mitarbeiter angestellt. Diese Mitarbeiter führen auch bei Patienten Hausbesuche durch. Ein Geschäfts- bzw. Firmenwagen steht den Mitarbeitern nicht zur Verfügung, sondern sie müssen mit dem eigenen PKW die Hausbesuche aufsuchen. Die "normalen" Reisekosten erstatte ich mit 0,30 Euro pro gefahren km.
Da ich aber nicht für Unfallschäden o.ä. haften möchte, möchte ich den Mitarbeitern statt 0,30 Euro einen erhöhten Satz von 0,33 Euro erstatten. Dieser erhöhte Satz soll damit evtl. Unfallschäden an deren privatem PKW abdecken sowie auch evtl. Rückstufungen in der Kaskoversicherung.
Meine Fragen:
- kann ich den erhöhten Satz auch steuerfrei als Reisekosten und evtl. Reisenebenkosten erstatten?
- wenn nein, wie muss ich meine Situation bzw. mein Anliegen dann steuerlich gestalten?
Vielen Dank für Ihre Bemühungen!
Da ich aber nicht für Unfallschäden o.ä. haften möchte, möchte ich den Mitarbeitern statt 0,30 Euro einen erhöhten Satz von 0,33 Euro erstatten. Dieser erhöhte Satz soll damit evtl. Unfallschäden an deren privatem PKW abdecken sowie auch evtl. Rückstufungen in der Kaskoversicherung.
Meine Fragen:
- kann ich den erhöhten Satz auch steuerfrei als Reisekosten und evtl. Reisenebenkosten erstatten?
- wenn nein, wie muss ich meine Situation bzw. mein Anliegen dann steuerlich gestalten?
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geschrieben am 15.05.2011 19:10:25
Sehr geehrter Fragesteller,
ich beantworte gerne Ihre Fragen im Rahmen einer Erstberatung
unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes und den Vorgaben dieser Plattform.
Es gibt nicht nur die Möglichkeit Reisekosten pauschal zu versteuern, sondern auch die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten geltend macht, § 9 Abs. 1 EStG
Hierzu muss er Aufzeichnungen führen, welche Kosten und Abschreibung für seinen Pkw während eines Zeitraum von 12 Monaten angefallen sind, so LStR 2011 R 9.5.
Außerdem muss er die gefahrenen Kilometer in diesem Zeitraum notieren und belegen. Dadurch können die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Km ermittelt werden und dieser Betrag dann steuerfrei erstattet werden. Wenn Sie nur 0,33 Euro erstatten, auch wenn höhere Kosten angefallen sind, so kann der Arbeitnehmer darüber hinazusgehende Kosten bei seiner privaten Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Aufzeichnungen des ersten Jahres können dann auch ab dem zweiten Jahr herangezogen werden, sofern nicht ein anderer Pkw angeschafft wird.
Die Erstattung von Reisekosten der Arbeitnehmer kann bis zur Höhe von Euro 0,30 (pauschal) steuerfrei erfolgen. Darüberhinaus (also 0,03 Euro von 0,33 Euro) müssen Sie weitere - pauschale - Erstattungen für den Arbeitnehmer versteuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Es lohnt sich daher, mit den Mitarbeitern die Aufzeichnung der laufenden Kosten zu vereinbaren und nach Ablauf von 12 Monaten die durchschnittlichen Kosten pro Km zu ermitteln.
Mit freundlichen Grüßen
Marlies Zerban
Rechtsanwältin
Steuerberaterin
Lohnsteuerrichtlinien
R 9.5 Fahrtkosten als Reisekosten
Allgemeines
(1) 1 Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. 2 Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. 3 Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. 4 Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. 5 Abweichend von Satz 3 können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder nach der höchsten Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) festsetzt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
(2) 1 Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen nach Absatz 1 Satz 5 erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen. 2 Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 3 Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. 4 Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit im Rahmen seines Dienstverhältnisses ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht - auch nicht teilweise - steuerfrei erstatten.
geschrieben am 15.05.2011 19:10:25
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Hierzu muss er Aufzeichnungen führen, welche Kosten und Abschreibung für seinen Pkw während eines Zeitraum von 12 Monaten angefallen sind, so LStR 2011 R 9.5.
Außerdem muss er die gefahrenen Kilometer in diesem Zeitraum notieren und belegen. Dadurch können die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Km ermittelt werden und dieser Betrag dann steuerfrei erstattet werden. Wenn Sie nur 0,33 Euro erstatten, auch wenn höhere Kosten angefallen sind, so kann der Arbeitnehmer darüber hinazusgehende Kosten bei seiner privaten Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Aufzeichnungen des ersten Jahres können dann auch ab dem zweiten Jahr herangezogen werden, sofern nicht ein anderer Pkw angeschafft wird.
Die Erstattung von Reisekosten der Arbeitnehmer kann bis zur Höhe von Euro 0,30 (pauschal) steuerfrei erfolgen. Darüberhinaus (also 0,03 Euro von 0,33 Euro) müssen Sie weitere - pauschale - Erstattungen für den Arbeitnehmer versteuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Es lohnt sich daher, mit den Mitarbeitern die Aufzeichnung der laufenden Kosten zu vereinbaren und nach Ablauf von 12 Monaten die durchschnittlichen Kosten pro Km zu ermitteln.
Mit freundlichen Grüßen
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Allgemeines
(1) 1 Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. 2 Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. 3 Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. 4 Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. 5 Abweichend von Satz 3 können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder nach der höchsten Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) festsetzt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
(2) 1 Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen nach Absatz 1 Satz 5 erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen. 2 Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 3 Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. 4 Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit im Rahmen seines Dienstverhältnisses ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht - auch nicht teilweise - steuerfrei erstatten.
Antwort geschrieben am 15.05.2011 19:12:27
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Es gibt nicht nur die Möglichkeit Reisekosten pauschal zu versteuern, sondern auch die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten geltend macht, § 9 Abs. 1 EStG
Hierzu muss er Aufzeichnungen führen, welche Kosten und Abschreibung für seinen Pkw während eines Zeitraum von 12 Monaten angefallen sind, so LStR 2011 R 9.5.
Außerdem muss er die gefahrenen Kilometer in diesem Zeitraum notieren und belegen. Dadurch können die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Km ermittelt werden und dieser Betrag dann steuerfrei erstattet werden. Wenn Sie nur 0,33 Euro erstatten, auch wenn höhere Kosten angefallen sind, so kann der Arbeitnehmer darüber hinazusgehende Kosten bei seiner privaten Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Aufzeichnungen des ersten Jahres können dann auch ab dem zweiten Jahr herangezogen werden, sofern nicht ein anderer Pkw angeschafft wird.
Die Erstattung von Reisekosten der Arbeitnehmer kann bis zur Höhe von Euro 0,30 (pauschal) steuerfrei erfolgen. Darüberhinaus (also 0,03 Euro von 0,33 Euro) müssen Sie weitere - pauschale - Erstattungen für den Arbeitnehmer versteuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Es lohnt sich daher, mit den Mitarbeitern die Aufzeichnung der laufenden Kosten zu vereinbaren und nach Ablauf von 12 Monaten die durchschnittlichen Kosten pro Km zu ermitteln.
Mit freundlichen Grüßen
Marlies Zerban
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R 9.5 Fahrtkosten als Reisekosten
Allgemeines
(1) 1 Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. 2 Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. 3 Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. 4 Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. 5 Abweichend von Satz 3 können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder nach der höchsten Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) festsetzt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
(2) 1 Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen nach Absatz 1 Satz 5 erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen. 2 Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 3 Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. 4 Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit im Rahmen seines Dienstverhältnisses ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht - auch nicht teilweise - steuerfrei erstatten.
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Es gibt nicht nur die Möglichkeit Reisekosten pauschal zu versteuern, sondern auch die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten geltend macht, § 9 Abs. 1 EStG
Hierzu muss er Aufzeichnungen führen, welche Kosten und Abschreibung für seinen Pkw während eines Zeitraum von 12 Monaten angefallen sind, so LStR 2011 R 9.5.
Außerdem muss er die gefahrenen Kilometer in diesem Zeitraum notieren und belegen. Dadurch können die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Km ermittelt werden und dieser Betrag dann steuerfrei erstattet werden. Wenn Sie nur 0,33 Euro erstatten, auch wenn höhere Kosten angefallen sind, so kann der Arbeitnehmer darüber hinazusgehende Kosten bei seiner privaten Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Die Aufzeichnungen des ersten Jahres können dann auch ab dem zweiten Jahr herangezogen werden, sofern nicht ein anderer Pkw angeschafft wird.
Die Erstattung von Reisekosten der Arbeitnehmer kann bis zur Höhe von Euro 0,30 (pauschal) steuerfrei erfolgen. Darüberhinaus (also 0,03 Euro von 0,33 Euro) müssen Sie weitere - pauschale - Erstattungen für den Arbeitnehmer versteuern und Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Es lohnt sich daher, mit den Mitarbeitern die Aufzeichnung der laufenden Kosten zu vereinbaren und nach Ablauf von 12 Monaten die durchschnittlichen Kosten pro Km zu ermitteln.
Mit freundlichen Grüßen
Marlies Zerban
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R 9.5 Fahrtkosten als Reisekosten
Allgemeines
(1) 1 Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. 2 Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen. 3 Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. 4 Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. 5 Abweichend von Satz 3 können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder nach der höchsten Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) festsetzt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
(2) 1 Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen nach Absatz 1 Satz 5 erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen. 2 Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 3 Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. 4 Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit im Rahmen seines Dienstverhältnisses ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht - auch nicht teilweise - steuerfrei erstatten.
Nachfrage vom Fragesteller geschrieben am 15.05.2011 20:14:23
Sehr geehrte Frau Zerban,
vielen Dank für Ihre Antworten.Bezüglich der steuerfreien Erstattung:
ich kann also die 0,30 Euro pro km steuerfrei erstatten, das habe ich verstanden. Aber die anderen 0,03 Euro? Die sind nicht steuerfrei, aber muss ICH diese dann versteuern, also zahle ich dann die Steuern für den AN oder muss er auch noch einen Teilbetrag "bezahlen"? Mir wäre es ganz recht, wenn ICH die Steuern hierfür bezahlen könnte, da ja sonst der AN keinen Vorteil mehr hat.
Könnten Sie mir hierzu noch kurz eine Rückinfo geben?
Vielen Dank für Ihre Bemühungen.
Sehr geehrte Frau Zerban,
vielen Dank für Ihre Antworten.Bezüglich der steuerfreien Erstattung:
ich kann also die 0,30 Euro pro km steuerfrei erstatten, das habe ich verstanden. Aber die anderen 0,03 Euro? Die sind nicht steuerfrei, aber muss ICH diese dann versteuern, also zahle ich dann die Steuern für den AN oder muss er auch noch einen Teilbetrag "bezahlen"? Mir wäre es ganz recht, wenn ICH die Steuern hierfür bezahlen könnte, da ja sonst der AN keinen Vorteil mehr hat.
Könnten Sie mir hierzu noch kurz eine Rückinfo geben?
Vielen Dank für Ihre Bemühungen.
Antwort auf Nachfrage vom Steuerprofi geschrieben am 16.05.2011 11:28:54
Sehr geehrter Fragesteller,
eine Übernahme der Lohnsteuer, etwa durch eine Pauschalierung der Lohnsteuer wie bei anderen Lohnkomponenten ist hier nicht möglich.
Sie müssen für den Arbeitnehmer die Lohnsteuer ermitteln und abführen. Möglicherweise finden Sie eine andere Möglichkeit, die zu kompensieren, eine solche Beratung sprengt jedoch den Rahmen dieser Frage mit dem geringen Einsatz,
mit freundlichen Grüßen
Marlies Zerban
Rechtsanwältin
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Sehr geehrter Fragesteller,
eine Übernahme der Lohnsteuer, etwa durch eine Pauschalierung der Lohnsteuer wie bei anderen Lohnkomponenten ist hier nicht möglich.
Sie müssen für den Arbeitnehmer die Lohnsteuer ermitteln und abführen. Möglicherweise finden Sie eine andere Möglichkeit, die zu kompensieren, eine solche Beratung sprengt jedoch den Rahmen dieser Frage mit dem geringen Einsatz,
mit freundlichen Grüßen
Marlies Zerban
Rechtsanwältin
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